OFFRE D'EMPLOI - PSI POPULATION SERVICES INTERNATIONALE Cameroun : ASSISTANTE DE DIRECTION

TITRE DU POSTE : ASSISTANTE DE DIRECTION
DEPARTEMENT : DIRECTION EXECUTIVE
SUPERVISEUR : REPRESANTANT RESIDANT
NIVEAU D'ORGANISATION PROPOSE : PROFESSIONAL
NIVEAU DE CARRIERE PROPOSE : S4
Seuls les candidats autorisés à travailler légalement au Cameroun seront considéré pour ce poste.  
Veuillez soumettre votre cv en français et en anglais.
                     
RESUME DU POSTE
Population Services International Cameroun est la branche nationale de PSI, avec des programmes sur le paludisme, la santé reproductive, la survie de l'enfant, l'eau potable, la diarrhée, la prévention et le traitement du VIH.
PSI promeut et distribue des produits de santé, des services et des comportements sains, permettant aux personnes à faible revenu et vulnérables de mener une vie plus saine grâce à des programmes sur le VIH/TB, le paludisme, la survie de l'enfant, la santé reproductive, la diarrhée et les maladies hydriques, l'hépatite C et le COVID-19.
Sous la supervision directe de la Directrice Exécutive, l’Assistante de direction est chargée d’organiser et de coordonner un système de gestion du temps et de l’information au niveau de la Direction Exécutive, de rigoureusement tenir le secrétariat de la Représentante Résidente avec efficacité pour contribuer à atteindre les objectifs stratégiques de la plateforme PSI Cameroun.                
CONDITIONS DE TRAVAIL                                                                  
Exigences en matière de déplacements
Le titulaire du poste est basé à Yaoundé et devra travailler en étroite collaboration avec toute l’équipe et souvent sous pression. Une fois par an, Il/Elle peut effectuer une visite dans un des sous bureaux de PSI Cameroun. Au besoin, le/La titulaire sera amené à travailler en dehors des heures normales de travail de PSI Cameroun. Le/La titulaire est placé dans une grille salariale conforme aux normes de PSI Cameroun et bénéficie de formations pour renforcer ses capacités dans la mesure des possibilités de la plateforme.

FONCTIONS ESSENTIELLES
Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive de toutes les tâches que le titulaire est censé accomplir. Il s'agit d'un résumé des principales responsabilités et exigences du poste, et le titulaire peut être amené à effectuer des tâches telles que :                       
COORDINATION (30%)
•    Coordination des activités du secrétariat de la Direction exécutive.
TECHNIQUE (30%)
I.    ASSISTANCE ET SOUTIEN ADMINISTRATIF
•    Assister la Représentante résidente dans l'accomplissement de ses tâches (prise de rendez-vous, organisation de réunions, accueil de visiteurs, déplacements, etc.)
•    Rédiger des notes ou des correspondances sur la base d'instructions orales ou manuscrites.
•    Aider à organiser (ou organiser) diverses réunions et activités selon les besoins (conférences, réunions, ateliers, etc.).
•    Effectuer des tâches de secrétariat (gestion du téléphone, réception, traitement et enregistrement de la correspondance, rédaction de notes officielles, etc.)
•    Recevoir et distribuer des messages électroniques.
•    Organiser les réunions de l'équipe de direction.
•    Fournir un soutien administratif au personnel, selon les besoins, dans l'exécution de diverses tâches.
•    Superviser les emplois du temps.
•    Assurer l'enregistrement et le renouvellement des marques auprès de l'OAPI (Organisation africaine de la propriété intellectuelle).

II.    GESTION DE LA COMMUNICATION EXÉCUTIVE
•    Assurer le traitement des informations de la Direction Générale tant au niveau local qu'avec les partenaires internationaux (saisie, diffusion, etc.).
•    Coordonner avec le service des relations publiques de PSI Cameroun la diffusion des informations en interne (notes internes, mémos, etc.) et en externe.

III.    GESTION DE LA RECEPTION ET TOUTES AUTRES TACHES
•    Superviser la réceptionniste et la réception en général.
•    Accueillir avec courtoisie tous les visiteurs et les orienter de manière appropriée vers les agents visités.
•    Exécuter toutes les tâches confiées par la hiérarchie.

LEADERSHIP (10%)
•    Démontrer et vivre les valeurs et les pratiques de nos bailleurs de fonds en appliquant des principes de gestion et de leadership efficaces.
•    Capacité à développer et à communiquer une vision collective et à inspirer les autres à réaliser cette vision.

REPRÉSENTATION (10 %)
•    Participer aux réunions de la plateforme (équipe de gestion, groupe de travail, etc.) et contribuer à la réalisation des objectifs généraux de la plateforme.
•    Participer aux réunions avec les donateurs et les partenaires.

GESTION D'ÉQUIPE ET COACHING (10 %)
•    Organiser le travail des équipes et définir leurs objectifs.
•    Procéder à l'évaluation des équipes, superviser le développement de leurs objectifs et assurer le coaching.
•    Superviser et coordonner les activités de formation des parties prenantes.
•    Encadrer les employés en fonction de leurs besoins spécifiques.
•    Motiver et fidéliser les équipes.

RAPPORTS (10 %)
•    Produire des rapports d'activité périodiques (mensuels, trimestriels et annuels) à l'intention de la direction générale.
                                 
QUALIFICATIONS
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être en mesure d'exécuter chacune des fonctions essentielles de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des aptitudes requises. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées de remplir les fonctions essentielles. Dans la plupart des cas, une expérience professionnelle antérieure peut remplacer une formation formelle et un diplôme peut remplacer une expérience professionnelle. Les équivalences acceptables seront documentées dans la section Expérience requise.
Exigences en matière d’éducation:
•Avoir un diplôme de BAC + 2/3 en Assistanat de direction bilingue.   
Expérience requise:
•Au moins 5 ans Une expérience professionnelle pertinente d'au moins 5 ans en matière d’Assistanat de direction.
Connaissances, compétences et aptitudes
    Sens de délégation et de la responsabilisation des collaborateurs.                                                                                                                                                     
    Sens de la planification, l'organisation et de responsabilité personnelle.        
    Avoir une bonne connaissance du français et de l’anglais écrit et parlés.
    Excellentes qualités rédactionnelles.                                                                                                                                      
    Rigueur et détermination dans la réalisation du travail.
    Respect des deadlines et des horaires.
    Travailler efficacement et en collaboration avec les collègues et partenaires en vue d'atteindre les objectifs communs. Créer et entretenir des relations basées sur les principes. 
    Posséder des capacités à entretenir des relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en étant sensible et respectueux de la diversité.
    Maitrise des outils d’analyse des données et le management des équipes.
    Communiquer clairement les informations et les idées.
    Etablir de bonnes relations interpersonnelles avec les autres en appréciant les connaissances, les rôles et la différence des autres.                     
    Promotion et défense des priorités de l’organisation.
    Respect de la hiérarchie et des instructions.                                                                                                                                                                 
    Bonne capacité de réflexion analytique et une capacité de gestion axée sur résultats.                                                                                                                         
    Travailler efficacement et en toute convivialité avec les collaborateurs dans le respect mutuel.
    Aptitude à utiliser la technologie appropriée par rapport au poste.                                                                                                             
    Bonne connaissance d'Excel, WORD, Pratique de MS Publisher, Powerpoint, Outlook, Intranet et Internet.
•    Connaissance de logiciels de gestion des projets.    

Compétences linguistiques :            
•    Maitrise du français et de l’anglais
                          
LA SOUMISSION DES DOSSIERS DE CANDIDATURES SE FAIT UNIQUEMENT SUR LE SITE WEB : https://careers-psi.icims.com/jobs/search